Pensavo di essere una persona organizzata poi sono diventata freelance e ho dovuto rivedere tutto.

Questo è stato l’anno dei piani fatti e poi disfatti e rivisti di continuo. La parte più complicata del passare da un lavoro dipendente in ufficio a quello da libera professionista in casa è stata proprio quella di capire come gestire il tempo e le energie senza disperderle e senza consumarmi.

Ho fatto molti tentativi e molti errori che mi hanno fatto perdere la strada e anche un sacco di tempo ma che sono anche stati fondamentali per aggiustare il tiro e trovare quello che adesso mi sembra il metodo più efficace tra quelli sperimentati durante l’ultimo anno.

Gli strumenti

Per l’organizzazione degli impegni familiari da anni usiamo un calendario condiviso online, ognuno segna i propri impegni fuori casa, ci sono le scadenze e gli eventuali promemoria ma per pianificare il lavoro preferisco la carta.

Uso un planner annuale, strutturato come una lista, per definire i macro e i micro obiettivi (per esempio ad aprile vorrei proporre una nuova data di Foto in tavola, il mio corso di fotografia per Instagram, quindi lo segno tra gli obiettivi di quel mese in modo da impostare il lavoro dei mesi precedenti in modo da arrivarci).

Un planner mensile mi aiuta a gestire le attività e gli impegni e a distribuirli equamente per non prendere più lavoro di quanto io non possa gestire e per raggiungere gli obiettivi mensili che mi ero prefissata. Lo tengo sempre a portata di mano pronto alla consultazione.

Un planner settimanale più dettagliato mi permette di definire i task e monitorare l’andamento. Annoto anche eventuali ritardi o anticipi rispetto ai tempi preventivati per modulare la programmazione futura (se impiego un’ora in meno per portare a termine uno stesso compito per più di 3-4 volte vuol dire che posso impegnare un’ora in meno in agenda per il futuro).

Faccio liste di cose da fare quando vado in panne. Mi aiutano a vedere con più chiarezza la situazione e a definire le priorità per distribuirle poi nella pianificazione settimanale e mensile.

Parola d’ordine: ottimizzare

Nel fare i miei piani cerco di raggruppare gli impegni per tipologia: se so che domani devo uscire ci metto dentro tutti i possibili impegni fuori della settimana, se scrivo lo faccio per tutto il giorno, se devo montare il set faccio più foto possibili. Non è detto che funzioni per tutti ma per me è molto efficace.

Quando definisco le cose da fare in un giorno tengo sempre conto del tempo che ci vuole, anche di quello non fatturabile: se mi devo spostare per un incontro devo mettere in conto il tempo del viaggio ma anche quello che impiego per vestirmi, truccarmi e rendermi presentabile, se devo fare foto ci vorrà del tempo per allestire il set e anche per pulire dopo e lasciare tutto in ordine, se devo cucinare poi devo anche rassettare la cucina. È importante tenerne conto perché le mie giornate e le mie energie non sono infinite e non mi piace lavorare a oltranza. Anche i freelance hanno bisogno di tempo libero, teniamocelo stretto.

Su questo tema del “quanto tempo ci vuole” Enrica Crivello ha fatto una serie di video molto utili. Mi piace specialmente quando parla di to do list brevi ma lunghe. Fare liste lunghissime di cose da fare è come mettersi davanti a una montagna da scalare che sembra insormontabile, procura solo ansia e distoglie dagli obiettivi. Due, tre voci spesso sono più che sufficienti per riempire una giornata, considerati anche gli impegni quotidiani di routine (che per me sono la posta elettronica, Instagram e rispondere ai commenti su blog e social).

Imprevisti e probabilità

È evidente che, per quanto si possa pianificare e programmare tutto con cura, qualcosa può andare storto prima o poi e Murphy ci insegna che lo farà: che sia un appuntamento rimandato, un problema tecnico o – non scordiamoci di essere umani – un giorno in cui non riusciamo a portare a termine tutti gli impegni che abbiamo segnato in agenda.

Per far fronte a queste situazioni le uniche soluzioni efficaci sono: rimandare o delegare.

Niente salti mortali (a meno che non lavori nel circo). Se qualcosa non va come previsto cerco di ricollocarla – evito una programmazione troppo serrata anche per questo – ma se non c’è tempo per rimandare il lavoro dovrà necessariamente farlo qualcun altro, la mia rete di salvataggio sono le persone con cui scelgo di lavorare. Mi è capitato durante l’organizzazione della prima data di Foto in tavola: alle 6 di quella mattina mi sono ritrovata senza il pranzo per forfait del catering che avevo scelto, potevo scapocciare su un spigolo qualunque invece ho chiesto aiuto a Nicoletta, che ci avrebbe ospitate per la giornata e che ha risolto il problema mentre io mi occupavo delle mie allieve e del nostro programma.

La burocrazia

Quello che non ti aspetti quando diventi freelance è che ti pioverà addosso anche tutta quella robaccia che da dipendente non spettava a te: fatture, ricevute, documenti da archiviare e mandare al commercialista, solleciti di pagamento, F24 e altre noiosissime amenità.

Anche la burocrazia porta via tempo e quindi cerco di programmarla in anticipo. Destino una giornata a fine mese alla fatturazione di tutte le attività concluse ed è il giorno perfetto per fare anche un estratto conto, il recap mensile e per valutare il raggiungimento degli obiettivi. Segno anche questi dati in agenda sull’ultimo foglio del mese e in un file che mi permetta di fare i dovuti confronti.

Registro e archivio le fatture su Google Drive insieme a un’anagrafica dei clienti con cui lavoro durante l’anno in cui tenere sempre a portata di mano i dati di contatto e quelli di fatturazione. Ci sono gestionali online più utili ed efficaci e valuterò in futuro la possibilità di utilizzarli, al momento mi sembra un costo non così necessario.

Costanza e perseveranza

Il tempo per pianificare ha bisogno di essere pianificato: paradossale ma è così. Un’agenda vuota non serve a niente. Io includo un momento da dedicare al planning nella mia routine quotidiana, settimanale e mensile. Ogni sera, prima di chiudere le attività lavorative rivedo la pianificazione per il giorno successivo (cosa che tra l’altro mi fa anche stare più tranquilla e mi fa cominciare la giornata già pronta e con più grinta) e faccio lo stesso a fine mese con quello successivo. Annoto eventuali modifiche alla pianificazione annuale nello schema iniziale quando è necessario.

Ho sperimentato diversi sistemi di gestione dell’agenda. Quello a spirali, quello basato sui colori, alcuni anche con codici più fantasiosi e li ho tutti abbandonati prima o dopo. Quello che invece ha funzionato sempre è stato non smettere e non dimenticarsi di segnare le cose da fare, non dimenticarsi si pianificare la prossima giornata, non dimenticare mai quanto avere un piano e portarlo avanti sia importante per far funzionare il piccolo business di un libero professionista che lavora da solo.

Commenti